Creazione Documenti

Seguendo  un ” giro logico ” di gestione vi illustrerò come generare una serie di documenti partendo da un preventivo fino alla fatturazione. Ovviamente questo e’ un esempio. Essendo tutta la gestione dei tipi di documento parametrica potrete gestirvi / impostare  i documenti come più si addice alla vostra realtà aziendale .

Seguendo l’esempio dello schema di flusso visibile qui a fianco sopponiamo di voler partire da un Preventivo e/o Offerta verso un vostro cliente. Se avete lasciato le impostazioni del Menu di Gestionale 360 ( info gestione menu riferita alla versione precedente al seguente Link ) di default vi troverete una voce di Menu dedicata ai preventivi 

oppure , in alternativa , potete anche partire dalla voce di menu Documenti ( che visualizzerà tutti i documenti di qualsiasi tipo generati ). L’unica differenza tra le due modalità e’ che se selezionate la prima avrete il tipo di documento preimpostato su preventivo , viceversa dovrete selezionarlo voi.

 

In base ai parametri inseriti nel tipo documento verrà generato un preventivo con lo stato iniziale preimpostato ( se gestito ) , con un numero di documento progressivo e nel formato indicato nelle impostazioni e con i soli pannelli impostati come visibili. Vediamo ora i vari bottoni a cosa sono dedicati :Tutti i bottoni hanno una stessa colorazione e posizionamento all’interno di tutti i moduli facenti parte il software. Vediamoli uno per uno

  • SALVA : Consente il salvataggio di tutto il documento m sia dati di testata che eventuali posizioni inserite o modificate .
  • Crea Transazione : Se il tipo di documento prevede transazioni successive viene mostrato il pulsante dedicato a tale funzione. Attenzione : che in caso di documento senza posizione inserite o con transazioni di tutte le posizioni già effettuate il pulsante non verrà mostrato.
  • Archivia ed Invia mail Consente l’archiviazione e l’invio a mezzo mail del documento
  • Elimina  Consente l’eliminazione del documento in esame. Attenzione : Se il documento e’ nello stato concluso impostato nella tipologia documenti il pulsante non verrà mostrato. Se il documento ha transazioni successive , e quindi documenti figli , non verrà mostrato.
  • Stampa Consente la stampa del documento
  • Anagrafica : Permette di accedere all’ anagrafica del cliente a cui si stà facendo il documento

 

 

 

 

Tralascio per ora i pannelli e passiamo all’ inserimento delle posizioni che vorremmo inserire all’interno del nostro documento. e’ possibile inserire sia articoli presenti in archivio che eventuali righe generiche o descrittivi .

Inserendo dei valori all’interno degli Sconti ( fino a tre livelli di sconto ) nel dettaglio della posizione saranno mostrate le percentuali inserite con il relativo sconto calcolato. Ovviamente  se lo sconto e’ di tipologia Fisso , gli sconti saranno sommati .

Selezionando il pulsante + Articolo vi verrà proposta una finestra dedicata ove ricercare un articolo presente in archivio e le condizioni offerte. Una delle grosse novità di questa nuova versione e’ la velocità di ricerca degli articoli e la possibilità di  filtrare la ricerca per categoria articoli. Ma non solo. La ricerca avviene sia per codice che descrizione articolo. Ora supponiamo però di iniziare la ricerca con un carattere ( esempio A ). Il programma inizierà a ricercare sia nel codice che nella descrizione qualsiasi articolo che soddisfi la ricerca inserita. Come capirete se avete numerosi articoli le prestazioni posso rallentare. Per questo motivo , se lo desiderate , potete impostare dopo quanti caratteri inseriti deve iniziare la ricerca . L’opzione e’ presente accedendo alla voce di Menu Strumenti – Opzioni Generali – Documenti  ed inserire i numeri di caratteri che desiderate .

Lasciando l’ impostazione a zero la ricerca partirà dal primo carattere inserito. Capita bene che questa nuova opzione in abbinata ad un eventuale filtro categoria preimpostato aumenta in modo considerevole le prestazioni in fase di ricerca articolo , specialmente in caso di un numero considerevole di articoli gestiti.

Se il tipo di documento che si stà creando può prevedere delle transazioni successive , le posizioni translate vengono evidenziate alla fine della lista .

Ora seguendo il nostro esempio vogliamo creare un Ordine a Cliente contenente gli articoli a magazzino ed un Ordine di Servizio contenete  le due posizioni ( Trasferta ed Intervento Tecnico )

Tramite il pulsante “Crea Transazione” ci verrà proposta una finestra ove andremo a selezionare il tipo di documento da creare , e le posizioni da inserivi all’interno. Selezioniamo Ordine Cliente e impostiamo a 0 ( zero ) le due posizioni da non inserire ( trasferta ed intervento )

Dopo la transazione noteremo che il valore ” T.Sucessive ” si e’ compilato automaticamente indicandoci che le due posizioni sono state traslate.

Sempre tramite il pulsante “Crea Transazione” andremo ora a translare le due posizioni rimanenti riferite all’ Ordine di Servizio. Vedremo che ci saranno proposte solo le posizioni ancora da traslare.

Ora tutte le posizioni sono state translate e abbiamo creato due documenti successivi partendo dal singolo preventivo.Dal pannello Transazioni Successive possiamo andare a vedere ed interrogare i documenti che sono stati create

Verrà salvato l’utente e la data in cui e’ stata fatta la Transazione , in documento e relativo numero che si e’ generato con relativo importo. Semplicemente cliccando sull’icona possiamo andare a visualizzare il documento creato.

Avendo impostato in tipologia documenti che il documento al termine di tutte le transazioni deve cambiare noteremo che lo stato passa in Concluso automaticamente

Nel caso in cui abbiate erroneamente creato un documento successivo non corretto , basterà eliminare quest’ultimo. Le posizioni transalte torneranno nella situazione precedente alla creazione del documento , il preventivo ricambierà stato da Concluso allo stato precedentemente salvato e sarà possibile generare una nuova transazione. Ora se andiamo a ricercare tutti i documenti presenti troveremo il Preventivo il stato concluso e i due successivi documenti generati.

Per comodità la documentazione prosegue sue due nuove pagine web del sito

Gestione Ordine a Cliente

Gestione Ordine di Servizio

Gestione Fattura

Al termine degli eventuali documenti creati o non potrete generare una transazione successiva di tipo Fattura per poter concludere le varie transazioni.